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MÉRIDA, Yuc., 03 de marzo 2022.- El Instituto Electoral y de Participación Ciudadana de Yucatán se convirtió esta mañana en el primer organismo autónomo en la entidad en contar con un Sistema Automatizado para la Gestión de Archivos, diseñado específicamente para responder a las necesidades de la institución para dar cumplimiento a la Ley General de Archivos del Estado.
En un acto celebrado en la Sala de Sesiones de este Instituto el Secretario Ejecutivo, Armando Valdez Morales, recibió de manos del Director General de la empresa ScanData.Mx Digitalización Profesional, Jair Alejo Navarrete Trejo, el sistema que permitirá disponer de información oportuna, veraz y confiable mejorando las tareas operativas, administrativas, de consulta, revisión y rendición de cuentas en materia de archivo institucional.
Al recibir este Sistema, único en su tipo en la entidad, se podrán digitalizar directamente desde las áreas de este Instituto documentos audiovisuales y expedientes que conforman el acervo archivístico del IEPAC.
Durante el evento, el Secretario Ejecutivo recordó que en el mes de diciembre de 2018 inició el proceso para la digitalización de 80 mil imágenes y captura de cinco mil expedientes alojándolos en un software de gestión documental diseñado especialmente para el Instituto, conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística y Catálogo de Disposición Documental de acuerdo con las especificaciones y características señaladas en la Ley de Archivos del Estado de Yucatán.
En 2019, agregó, se hizo entrega de expedientes físicos y/o electrónicos debidamente ordenados y clasificados para digitalización y captura en el software, mediante cuatro etapas en las que participaron diversas Unidades Administrativas de este Instituto hasta el mes de diciembre de 2021.
Navarrete Trejo consideró que los archivos son un asunto serio e indispensable para localizar la información, los documentos son la base de toda la acción administrativa institucional, pero también sirven para la investigación.
“Pensemos que los investigadores de hoy lo hacen en los documentos de los siglos pasados y lo que hagamos en este siglo será investigado en el futuro”, expresó.
“Con certeza puedo decir que el Instituto Electoral y de Participación Ciudadana de Yucatán está como punta de lanza en la aplicación de la Ley General de Archivos, no sólo en nuestro estado, sino en el país”, acentuó.
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Con la recepción física del sistema realizada el día de hoy se da cumplimiento al artículo 48 de la Ley de Archivos del Estado de Yucatán, contribuyendo a un mejor orden y control de la documentación interna, de un modo más eficiente y amable con el medio ambiente en la entidad.
